文書管理は知識管理における地位

知識管理プロジェクトの展開過程において、知識管理と

優性知識の管理は知識管理の最も基礎的な一つの内容である。

文書管理の企業各種の重要な優越性知識文書は、企業知識管理の最も基礎となる内容である。

アメリカのDelphiコンサルティンググループの調査によると、組織が取得した知識のうち、約46%はテキストと電子文書の形式で存在している。

企業文書は企業活動の記録として、企業の従業員が各活動に従事する中で得た認識、体験、経験と教訓を凝縮し、企業知識の「沈殿容器」である。

IBM Lotus社の企業知識管理ソフトウエア製品白書によると、「文書は知識の容器であり、すでに物化された顕示的な知識であり、その中には多くの本企業の知的財産が含まれている。

タイムリーに、地域や組織の形式に制限されずに文書の内容に基づいた知識を得ることが、知識管理の主な目標です。

暗黙的知識は企業の核心競争力の源泉である。

しかし、隠蔽的な知識は企業の従業員個人の脳に記憶されているため、顕示的な知識に比べて共有するのは難しい。

暗黙的知識の顕在化を促進することは、暗黙的な知識管理の主要な戦略であり、隠蔽な知識を顕在的な知識に転化させることは、常に知識管理の重要な任務である。

企業文書管理は、組織内のすべての文書の生成、取り扱い、日常の保管と利用をコントロールしており、隠蔽な知識を顕示的な知識に変換する重要なルートである。また、企業の品質標準文書、取扱説明書、業務マニュアル、従業員マニュアルなども企業文書管理の重点内容であり、これらも隠蔽的な知識顕示化の成果である。

したがって、文書管理は組織が知識管理を実現するかどうかに重要である。

文書管理の厳密な特性は、知識管理の共有特性に対する強力な補完である。

知識管理の核心は知識情報の集約、共有と応用にあり、全員参加を奨励する管理活動であり、厳格な制度で集まった知識情報の高価値、厳格な時効特性などを保障するのは難しい。

厳格な制度のコントロールと行為規範の制約自体は知識共有行為の発生に役立たず、従業員の知識革新の応用を促進するのに役立たず、知識管理の革新目標の要求に合致しない。

文書管理、特に企業ファイル管理は、厳格な管理システムを形成しており、企業運営管理の中の一つの業務フローとして機能しています。

文書管理者は相当な精力を投入して、ドキュメントの適時な分類、整理、編集と伝達を確保し、科学的なアーカイブ保管、そして厳格な安全管理策略と権限管理措置を持って、企業の核心資料の安全を確保します。

企業ファイルは企業が知的創造活動を行う過程、内容、結果を如実に記録しています。企業が知的財産権を持つ法律証憑です。

知的財産権紛争が発生した時、それらは極めて重要な証憑作用を果たすことができる。

この特性のために、企業のファイルはまた、企業の知的財産権を保護する強力な武器になることができます。

知識管理は有効な文書管理を基礎として、企業の重点分野における明示的な知識規範と構造化の保存条件の下で、知識管理を開拓し、知識流転共有応用環節、暗黙的な知識管理、知識文化育成などの面での革新的な応用であり、企業知識資産の管理才能がより保障され、企業知識の運営と流動性がより高い。