公文書で書くべき手順と方法

　　公文書を作成するの手順と方法は大体普通の文章と似ていますが、公文書は性質、作用及び創作要求によって違いますので、書く時には特に注意しなければならない問題があります。

公文書の作成は通常以下の手順で行います。

　　一、主旨を明確にする

どの公文書も役所の仕事の実際の必要に応じて作成します。ですから、筆を動かす前に、まず本文の趣旨、つまり公文書のテーマと目的を明らかにします。次のような内容が含まれています。

1.書類の中心内容は何ですか？例えば仕事を手配して、主にどれらの問題をつかんで、主要な成績と問題があって、次のステップの計画を出します。更に要求事項のように、上級機関に答えてもらったり、何か問題を解決したりします。

2.書類の内容によって、どんな種類の文種を採用するつもりですか？例えば、仕事の状況を報告するには、特定のテーマの報告を書くか、または状況の報告を書くか、下級機関からの文書に反映される問題に対して、指示や返信を書くか、それとも規定的な通知を書くかなどです。

3.ファイルの送信範囲と閲覧対象を明確にする。例えば、上級の指導機関に報告するか、それとも部下の所属機関に仕事の経験を紹介して広めるか、指導幹部、関係部門の職員に読むか、それとも全体の幹部あるいは人民大衆に行うか。伝えるなど。

4.文を送る具体的な要求を明確にする。例えば、相手の機関に理解を求めますか？それとも相手の機関に回答を求めますか？各公文機関に実行を徹底するように求めますか？それとも相手が参照して実行しますか？

つまり、どのような方法を取るかを明確にして、どのような問題を主に述べ、具体的にどのような目的を達成するかは、まずこれらの問題について心の中で分かっているようにしなければならない。

　　二、関連資料を集めて、調査研究を行う。

本文を出す目的とテーマが明確になったら、このテーマをめぐって資料を集めたり、一定の調査研究を行うことができます。もちろん、これも具体的な状況によって、各文書を書くつもりではないです。例えば、短い命令、通知を書きたいです。内容を書くのは簡単です。公文書一般的には資料収集や調査研究の仕事をする必要はなく、発文の主旨が明確になってから、少し考えて書いてもいいです。しかし、問題に対しては複雑であり、また指導者による問題処理の原則的な意見がありますが、具体的な観点と資料が形成されていません。具体的な分析とまとめが必要です。また、長い文章の文書を作成し、作業計画を作成し、仕事のまとめを行い、規則、条例を起草し、仕事の指示と指導者のスピーチを書きたいです。人間の脳は客観世界を反映していますが、正しく反映するのは難しいです。繰り返しの考察を経てこそ、より正確に反映され、客観的実際に近いものができる。書き上げた書類は実際に即しても、このような過程を経なければならない。

どのように書類を作成して資料を集め、調査研究を行いますか？一つは文字の資料を集めて読むこと、もう一つは実際に生きる材料を集めることです。たとえば仮の文本部門の年間勤務計画は、まず党と国家の関連方針政策と指示精神、上級機関が配置した任務を確認し、当部門の去年の仕事計画と仕事まとめ、及び兄弟単位の関連業務計画などを参照する必要がある。本部門が今年直面している状況を真剣に研究し、今年の中心任務、上級要求。本部門の当面の仕事状況には、有利な条件と不利な要素があり、どのような潜在力があるかを検討する。また、全面的な仕事まとめを書くつもりで、もと予約した仕事計画、上級機関が発表した主要な指導的文書を確認して、この時期に本庁が作成した主要文書、部下機関が提出した主要文書、関係する重要な会議文書、本機関の大事記などを確認します。関連資料を全面的に調査し収集した上で、分析研究は主にどの仕事を行いますか？

つまり、資料を集めて、調査研究するのは十分です。酒を暖める？温めるの過程は、全面的、大量の素材を把握し、問題の各方面を理解し、そして分析思考を通じて認識の飛躍を生み、感性認識から理性認識にまで上昇します。

　　三、大綱を立て、構造を整える。

材料を集めて研究した上で、作文の大綱を作った。大綱は文書を書く内容の要点であり、それの主要な枠組みを描き出して、正式に筆を執る前に、全編を全面的に手配し、胸中に成竹があり、文章を順調に進め、途中で手が回らないようにする。

要点の詳細は、文書の具体的な状況と個人の習慣、文章の熟練度によって決められます。紙幅の短い文書は、まず何かの問題を書き、順番に何かを書き、主にいくつかの意味に分けられます。長い文章の比較的に重要な文書は、比較的詳細な要約を作成する必要があります。文書を含めていくつかの部分に分けて、それぞれの部分にいくつかの問題があります。大綱の文字は多くなくても、文字の上で推敲する必要はありません。もちろん、集団で討論したり、指導者に審査の要綱を渡したりする必要があります。

大綱を書くというのはとても重要な構想過程で、文書の基本的な観点は、一定の会議を集めて集団討論研究と修正を行うことができ、大綱をさらに充実させます。二人以上で分业して共同で书いた文书は、文书を书く要纲を共同で研究し、前后の缲り返し、脱落や矛盾が起こらないようにします。

　　四、文章を書いて、本文を書きたいです。

構造が整いましたら、大綱に列記されている順序に従って、開宗明義を開いて、テーマをぎゅっと締めて、本文を書きたいです。文章を書くときは2点に注意しなければならない。

1.観点が明確で、材料が適切であること。つまり、材料を視点で統率して、材料を観点にサービスするということです。材料を使って問題を説明して、材料と観点が一致するようにします。

行文の中で、観点を明確にすることに注意してください。用語はあいまいにしてはいけません。もし観点がはっきりしないならば、何を言っているのか分かりません。迷ったり、誤解を生みやすくなります。

一部の文書には、観点だけを言っても実際の資料がないと、抽象的で空虚な感じがして、根拠に乏しいので、納得しにくいです。資料の羅列だけでは明確な観点がないと、何の問題を説明したいのか、発文の意図が分かりません。特に仕事報告や状況報告、経済状況紹介などの書類は、観点もあれば、資料も必要です。観点と材料の関係は骨と肉の関係のように、骨があって肉があってこそ豊かで生き生きとして力強いです。例えば、ある方針、政策の指示と意見を明らかにし、往々にして仕事の中の主要な成績、存在する問題、注意すべき傾向を指摘し、どのようにすればいいかを明示し、どのようにしてはいけないかを明示し、どのような結果が発生しやすいか、どんな不利益があるかなどを明示する。いずれにしても、利害を通じて、自分の意図の実現可能性と必要性を深く理解させるためには、具体的な資料を適切に運用して、一定の道理を説明する必要がある。更に例えば、仕事の簡単な報告、調査報告、通報または経験の紹介を書いて、すべて一定の典型的な事例と典型的な人物の材料を選んで使用して、交流の情況を達成して、具体的に問題を反映して、あるいは生き生きとした事実の表彰、宣伝あるいは教育、警戒の目的があります。このように書かれた文書は根拠があってこそ、生き生きとした真実を感じられ、信服することができる。{pageubreak}

調査研究で収集した材料は多種多様であり、材料を使う時は選択と裁断を経て、材料に観点を説明し、典型的なものを持たなければならない。つまり、枝叶を除いて精髄を取ると言います。資料の選び方は適切であり，発文の意図を表すために奉仕しなければならない.材料を使って緊密に観点をめぐって、これは私達の言った観点で材料を統帥します。材料の使い方が間違っていて、問題を説明しないと、材料とテーマがずれてしまいます。このような文書は、構造がばらばらで、説明力に欠けているように見える。そのため、問題を説明できない材料は、むしろ使わないほうがいいです。濫用してはいけません。材料を積み上げたり、無理に運んだりしてはいけません。

文書を書くには厳格性を維持し、材料で観点を説明し、観点で材料を統率する必要があるということは、実際の資料によって説明し、運用材料はしっかりと観点を結合しなければならないということではない。このように文書を書くのは、事実に基づいて真実を求める根本原則であり、決して許されないものであり、厳重に禁止しなければならない。

なお、説明が必要なのは、文書を書くには観点と資料が必要であり、またいかなる書類もこの二つの面を持たなければならないというわけではない。例えば、紹介状、具体的な問題通知、簡単な返答、一つの法規、法令などは、一般的にはどのような資料を引用して観点を説明する必要がありません。

2.文章を簡潔にし、説明をはっきりさせなければならない。文書を書くには、用字をできるだけ節約し、紙幅を短縮し、簡潔で分かりやすくするとともに、説明の問題がはっきりしていることにも注意しなければならない。問題をはっきり言うために、長々と書いてはいけません。簡単で便利なために、説明がよくできなくて、意味が分からないようにしても、要求に合わないです。正確な書き方は簡単でなければならないが、詳しいことは詳しく、詳しいことは適切である。叙述の文字はできるだけ簡潔にしなければならない。引継ぎの重点として、文に関わる人名、地名、機関名、または規範化された略称を使って、略称は人知のものでなければならない。「××省委員会組織部、宣伝部」を「×省組宣」「上海」「渝」と略して呼ぶ必要はないと思われます。県以下では知られていない地名は、前に所属する省名、地域名、県名などを冠すべきです。いくつかの物事のフルネームが長く、「二つの文明」「四つの近代化」など、すでに人々に知られている略語を使うことができます。理解しにくい呼び方を勝手に作ってはいけません。

文中の引用に関する論述は出典を明記しなければならない。他の書類を引用するときは、その発行機関、発文日付、発文番号または文書の全タイトルを明記しなければならない。引用する語句は引用符をつけて明記しなければならない。文の中で言及した人名は、相手に熟知されていない場合、初めて現れた時には、彼の職務、身分とフルネームを明記し、以下を略してもいいです。文章の中には特別に珍しい語句があるので，注釈をつけなければならない。つまり、自分が知っているとは思えないし、相手もきっと知っているはずです。相手から考えて、この書類を読んだかどうかははっきりしています。

文书を书くときは、文具の通顺や文法のルール、句読点の正しい使い方に注意するだけでなく、どの机関、いつ、どこで、どんな问题、どんな状况、どんな原因がありますか？文書のテーマを明確にし、目鼻立ちをはっきりさせるために、短い文書のほかに、まず全文の目的や結論を説明し、導語としていくつかの意味説明を行い、全編の終わりには、全編の要旨を適切に要約し、文をまとめる機関に対する要求を表明することができる。例えば、この書類はいつ、どの範囲で伝達されますか？いつから実行されますか？回答を示してください。または届出だけをしてください。

　五、繰り返し点検し、真剣に修正する。

初稿を書いたら、真剣に修正します。文章を書くには工夫が必要です。昔から、いい文章は繰り返し修正されてきました。文書を書くのも同じです。特に重要な書類は、いくつかの原稿を経て初めて成熟します。文書を書くときは、自分で起草してから、何度も読み返して、丁寧に一字一句ずつ見直して、句読点も見逃さないようにします。

1.テーマの変更について。テーマの思想が正しいかどうかを見て、テーマの論述は集中するかどうか、テーマは深く掘り下げます。テーマを変えてこそ、他の面での修正が根拠になります。

2.観点の修正について。公文書の見直しは観点が正しいかどうか、表現に問題がないかを考えます。思想感情が不健全で、見方が全面的ではなく、表現が妥当ではなく、概念が曖昧であり、推理、論証が論理的でないところに属しても、修正しなければならない。

3.材料の修正について。資料は文書の基礎であり、正確な観点があったら、適切な資料を通じて表現しなければならない。文書は観点だけで材料がない、或いは材料があると観点を説明できない、或いは材料が多すぎて埋もれてしまうという観点から、材料を適切に修正しなければならない。

4.構造の修正について。文書の全体構造の修正、起承転結の調整、階層位置の変更、および詳細な変更などを含めて文書の構造を修正する。目的は文書をより厳密に、円滑に、均整と完備させることです。

5.言語の修正について。主に不順な字句を修正して、規範でない字と句読点を使って、言語の正確さ、鮮明さ、精錬、生き生きとした要求を達成します。

仕事を修正するには、真面目で細心で、十分な忍耐と絶えず改善する精神が必要です。修正によって、書類の品質を向上させるだけでなく、審査、発行のための基礎を作り、中から作文能力を高めることもできます。