職場スキル：「プロメール」を書くための4つの速成テクニック

長年職場にいた「老江湖」として、実はずっとこのような文章を楽しみにしています。簡単に「プロフェッショナルに見えるメール」を書くことができます。

どの社員にとっても、プロのメールは一種のものです。会社のマナー。これは自己の教養の程度を体現しているだけではなくて、あなたの会社のイメージを代表するのです。特に就職活動中の若者や、新入社員にとっては、より専門的な顔でメールのやり取りをすることが重要です。

今日は社会に出たばかりの「新人」に役立つように、以下のような小さな意見を述べました。

　　テクニック1:メールの送出——Toとは、CC（CC）とは、BCC（密送）とは何ですか？

多くの人が誰が「会話の相手」なのか分からないことを発見しました。彼らのメールはいつも「To」の人が多くて、結局メールには誰も答えられませんでした。

（1）「To」の人

分かりやすいのは「あなたが話している相手」ですが、この「すでに明らかになっている人」以外にも、直接に関わっている人や、このことと密接に関係している人、またはあなたの上下関係の人がいるかもしれません。

（2）CCの人

CCは「彼にこのことを知ってもらいたいが、彼とは直接的な責任関係がない」という人で、通常相手はあなたの直属の指導者か、あなたのToの直属の指導者か、部門を横断する可能性もありますが、この任務に直接関係しない人は彼に知ってほしい対象です。

（3）BCの人

BCCは特定の彼に知ってもらいたいが、メールの関係者には知らせたくない。これは注意して使います。BCを経験した人がメールをよく見てくれませんでしたから。これは恥ずかしいことですので、特別な理由がない限りForwardを使用することを勧めます。

注意事項：

（1）多くの人がグループを使ってメールを送るのが好きです。個人的にはグループ内のすべての人をよく知っていない限り、グループで送らないほうがいいと思います。これで一部の人がメールに関係ない状況を受信するのを避けることができます。

（2）できるだけToを望む同僚の直属の主管者を「To yu List」に置かないようにしてください。これは相手と平等であるという意味であり、またあなたが意図していることは直接に相手の主管者に実行してもらったり、責任を取ったりします。特別な理由がない限り、CCを入れてください。

　　テクニック2：メールのタイトル

メールのタイトルは一目瞭然です。「主旨」+「叙述」のように書くことをおすすめします。例えば「【ニュース原稿】メールの趣旨を簡単に把握する」。ここでは、「新聞原稿」は主旨部分で、「気軽に…」より詳細な叙述である。

（1）タイトルの主旨

メールを見やすい人は、どれのメールなのか一目で分かりますし、関連業務を担当する人はすぐに知ってメールを読みます。

検索に便利です。多くの人がメールボックスに横になっていますので、特定の内容のメールを探したい場合、「主旨」のキーワードを使って関連メールを全部選別してくれることが分かります。これは主管級の人にとって本当に使いやすい機能です。

（2）タイトルの叙述

タイトルの叙述部分は、10文字以上は使わないようにしましょう。文字数が多いので、逆にアクセントがつかめない人もいません。簡潔な叙述はメールをとてもよく見えるようにすることです。専門の一つのコツです。

　　テクニック3：メールの本文

(1)受取人

英語では「Dear」や「Hi」や「ハロー」を始めとしますが、中国語では「○○長官」や「○○さんこんにちは」といった敬称がよく見られます。敬語がないと「命令口調」や「対等地位」などの誤解が生じやすいからです。だから宛名には注意が必要です。

もしできるなら、必ず受取人を明確にしてください。受取人が明確になってこそ、相手が返信して実行できるようになります。メールの中で一人以上の人が異なる任務を担当する場合は、区切りをつけて書いてください。

(2)主な内容

メールの主な目的は、実行する内容を相手に素早く把握させることです。以下の2つを保証する必要があります。

メール本文の内容は800字を超えないでください。800字が全部話せないなら、直接に意思疎通して、双方が共通認識に達したことを確認してからメールしてください。

伝達が必要な内容が複雑であれば、添付ファイルを提供することを提案します。その他の補助説明は、ネットワークリンクを提供します。

メールの内容を箇条書きで説明できれば一番いいです。これはメールを見ている人に早く理解させることができます。

（3）細かいところに注意する

提供した添付ファイルが大きい場合があります。今は携帯でメールを見ることに慣れている人が多いので、添付メールが大きすぎると、添付ファイルを単独で「必要な人」に提供することを提案します。あるいはメールで「必要ならば、単独で請求する」と説明していますが、特にメールTo&CCスタッフが多い場合は特にこの点に注意してください。

時々、メールの内容をフォントの大きさや色によって表記したり、太字の斜体を使ったりする人がいます。個人的には、メールがめちゃくちゃに見えると思いますので、メールは2つの違った視覚形式の変化を超えないようにしてください。

　　テクニック4：末尾署名

署名は対外連絡員にとって非常に重要です。名前、職名、部門、電話、メールアドレス、会社のURLなどの個人情報が含まれています。今は多くの人が個人のQRコードを追加します。

署名は会社を代表するものですので、個人色の内容や叙述は多くつけないでください。

以上の四つの点は私がまとめた「専門のメール」の書き方についての4つの速成技術です。個人的な観点だけなので、まだ手抜かりが多いと信じています。職場の牛人にももっと多く補充してもらいます。